6 consejos para digitalizar tu vida y reducir tu consumo de
papel
Disminuir tu consumo de papel puede
simplificar tu rutina y ayudarte a gastar menos dinero. Aquí, seis tácticas
para digitalizarlo todo.
El
problema con el uso de papel no es sólo el daño ecológico que significa, sino
también el reto que representa para nuestra organización y productividad. Una oficina sobrecargada
de papeles suele ser un lugar donde perdemos mucho tiempo intentando encontrar exactamente lo que buscamos.
El
consumo excesivo de papel no sólo es negativo para el ambiente, sino para tu presupuesto. Los costos asociados (costos de impresión, de copiado,
almacenamiento, y en última instancia del papel mismo) pueden representar miles de dólares al año en una oficina promedio, en especial si tenemos en
cuenta que la tinta para impresora es el líquido más caro del mundo.
En los
últimos años hay una corriente para disminuir o eliminar el consumo de papel.
En inglés se dice “to go
paperless”, que traducido directamente suena bastante
radical: eliminar por completo el papel de nuestras
vidas puede ser una perspectiva un poco
extrema para muchos de nosotros, que todavía necesitamos tener en soporte
físico y en original sellado al menos los documentos de propiedad de la casa.
Sin
embargo, con un poco de dedicación y voluntad, y el uso de las herramientas
adecuadas, es posible reducir
tu consumo de papel y adoptar
sistemas más eficaces, donde nuestra información esté segura, accesible y fácil
de localizar.
1.
Paga tus cuentas en
línea
La mayoría de las
empresas que prestan servicios (electricidad, Internet, televisión por cable)
ofrecen una manera de pagar las facturas en línea. Aparte de evitarte traslados
y colas innecesarias, una de las formas en las que solemos acumular papel
es a través de
facturas y recibos de transacciones. Igualmente,
pídele a tu banco que te envíe los
estados de cuenta por correo electrónico, y si tus
proveedores de servicio tienen la opción de enviarte la factura de este modo
también, opta por ella.
2.
Imprime a PDF
Con mucha
frecuencia (por ejemplo, al realizar los pagos del párrafo anterior) sentimos
que necesitamos tener ese comprobante, exactamente como aparece en la pantalla,
y en esos casos lo que suele suceder es que lo imprimimos y lo guardamos “por
si llegamos a necesitarlo”. Es increíble la cantidad de papel que se acumula de
esta forma, cuando sería tan sencillo guardarlo en PDF e imprimirlo sólo en
caso de que sea necesario. Linux tiene la opción de imprimir directamente a un
PDF desde cualquier navegador, e igualmente es fácil de hacer desde Google
Docs, pero en caso de que tu sistema operativo no lo soporte de manera nativa,
existen herramientas como DoPDFque crean una
impresora PDF para ser utilizada desde cualquier aplicación.
3.
Digitaliza
documentos antiguos
Si bien algunos documentos no
pueden ser reemplazados por una versión digital (piensa en los documentos de
propiedad de tu casa o tu auto), hay muchísimos otros que guardamos para tener
soporte en caso de necesitarlo, y que realmente sería fácil encontrar
en línea o utilizar una versión digital (por ejemplo, los manuales de
uso de nuestros electrodomésticos). Escanear estos documentos y
deshacernos de los originales puede ser la mejor solución. Y si
escaneamos estos documentos a Evernote, podremos hacer búsquedas en el texto de estas imágenes cuando lo necesitemos. ¿Qué
más puedes pedir?
4.
Adopta herramientas de
notas y listas de tareas digitales
Quizás yo no sea la
persona adecuada para recomendar esto, porque mis listas de tareas son
analógicas (después de haber probado toneladas de herramientas), pero cada
quien tiene que encontrar lo que le sirve. Si puedes hacerlo funcionar para ti,
la posibilidad de tener tus listas y notas ordenadas, respaldadas, accesibles
desde cualquier lugar y al alcance de una búsqueda es increíblemente poderosa.
Evernote sigue siendo la mejor aplicación para tomar notas, y hay innumerables
aplicaciones para crear listas
de tareas (yo pienso que la mejor es Wunderlist)
5.
Utiliza herramientas
para firma electrónica. Digitaliza tu firma
Si tienes que firmar contratos frecuentemente, lo
mejor que puedes hacer es adoptar un servicio de firma electrónica de
documentos, como EchoSign.
También resulta muy útil firmar una hoja de papel en blanco, digitalizarla
y tenerla a mano para todas esas frustrantes ocasiones de “imprime esto,
fírmalo y lo devuelves escaneado”.
6.
Respalda todo
Por último, no puedo enfatizar lo suficiente la
importancia de tener respaldo de toda nuestra información, en especial si
vamos a optar por preservar versiones digitales de nuestros documentos.
Servicios como Dropbox, que te permiten realizar respaldos automáticos de la
información que reside en tu disco duro, son lo ideal. En lo personal yo
uso Copy,
que tiene clientes para Windows, Ubuntu y Mac, al igual que las plataformas
móviles más importantes, pero existen innumerables servicios que prestan
funciones similares: lo importante es que tomes las precauciones necesarias.
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